Kinderopvang
10forKids
image

10forKids

Succesverhaal

“Cloud is heel praktisch, waar je ook gaat zitten, je logt in via internet en kan werken.” 

 

Vraagstelling
Allround bedrijfssoftware voor kinderopvang. 

Oplossing 
KidsVision installeren in de Cloud. Hosting en onderhoud laten regelen door GAC. Gebruikers hoeven alleen in te loggen en kunnen aan de slag. Het enige dat op locatie nodig is, is een desktop, laptop of tablet en internet. 

Resultaten
Overal toegang tot gebruikersvriendelijke, zakelijke omgeving. Overzicht op financiën met uitstekende rapportages die naar wens aan te passen zijn. Extra zekerheid omdat van alle gegevens altijd een back-up is. Goede doorgroeimogelijkheden. Papieren administratie is overbodig.

image
image
image

Alle administratie overal bereikbaar in één programma

De in april 2012 opgerichte Kinderopvang 10forKIDS werkt met KidsVision in de cloud om de administratieve processen te beheren. Eigenaar van 10forKIDS Nicole Colijn: “Cloud is heel praktisch. Waar je ook gaat zitten, je logt in via internet en kan werken. Je bent heel flexibel.”

Die flexibiliteit helpt een jonge organisatie bij de eerste groei. 10forKIDS is door Nicole Colijn en compagnon Tineke Hendrikse gestart in april 2012 en heeft nu acht vaste medewerkers en één invalkracht. Met dit team verzorgt 10forKIDS de dagopvang voor kinderen van 0 tot 4 en de buitenschoolse opvang voor kinderen van 4 tot 12. De opvang onderscheidt zich door haar christelijke identiteit en haar specialisatie in tweetalige opvang.

Keuze KidsVision
De keuze voor bedrijfssoftware steunde voor een deel op ervaring uit het verleden. Nicole: “Ik kon me het programma van de kinderopvang waar ik gewerkt had nog herinneren. Dat was een zeer compleet systeem. Ik heb daar voor onze kinderopvang gelijk een presentatie van aangevraagd. Als je KidsVision vergelijkt met de rest, zit daar een groot verschil tussen.”

Aan de eis om zelf alle administratie te kunnen doen binnen één pakket bleek KidsVision binnen de markt als enige invulling te geven. Nicole: “Ik vind het vervelend om meerdere pakketten te moeten gebruiken om de administratie te doen, dus ik wilde mijn crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, kindplanning en personeelsplanning allemaal in één programma. Als je aan die eisen invulling wilt geven, heb je niet veel keus.” 

“In tegenstelling tot andere partijen waar we mee gesproken hebben, is KidsVision heel compleet. Weliswaar zijn sommige pakketten vergevorderd, maar de integratie van de onderdelen is nog niet af. Ze zitten nog midden in dat ontwikkelproces. Een pakket heeft dan bijvoorbeeld alleen kindplaning en moet daar nog een ander pakket aan koppelen om crediteuren te bieden, en nog een pakket voor debiteuren. Dat zag ik niet zitten.”

Cloud
De mogelijkheid om via cloud te werken kwam tijdens de gesprekken met GAC naar voren als de beste match voor 10forKIDS. Nicole: “Wij zijn een klein, startend kinderdagverblijf en dat betekent dat we geen mogelijkheid hebben om de computers ergens vast neer te zetten. We zitten daarom overal en nergens, werken met laptops, en doen veel administratie thuis.”

Door te kiezen voor cloud zijn de gegevens van 10forKIDS overal veilig te benaderen. Nicole: “Dit is een systeem waar we altijd op terug kunnen vallen. Het werkt prettig en je weet dat GAC onderhoud en betrouwbaarheid regelt. Zij zorgen voor back-ups en zij voorzien de opslagruimte binnen KidsVision.” 

10forKIDS huurt ruimte in een school en gebruikt het ICT-bedrijf van die school om toegang tot internet te krijgen. Dankzij de cloudoplossing van GAC is het niet noodzakelijk om ook andere diensten bij derden af te nemen. Via de verbinding met internet kan de kinderopvang direct bij GAC terecht. Nicole: “GAC heeft eventuele samenwerking met anderen al geregeld, wij hoeven die partijen er niet bij te zoeken. Zij hebben elkaar al gevonden en aangetoond dat ze kunnen samenwerken.”

Alles bereikbaar
De cloud-omgeving biedt 10forKIDS toegang tot alle noodzakelijke toepassingen en gegevens, ongeacht het apparaat waarmee gewerkt wordt. Nicole: “Ik heb via KidsVision toegang tot Word, Excel en Outlook. Verder heb ik binnen de omgeving een persoonlijke schijf zodat ik mijn gegevens altijd en overal kan benaderen. Op de gemengde schijf kunnen teams gegevens delen en er is een algemene schijf met daarop onder meer de beschrijvingen en documentatie van KidsVision.”

Om te zorgen dat documenten altijd bereikbaar zijn, moet je als gebruiker soms zelf iets in de cloud-omgeving van 10forKIDS zetten. Nicole: “Als ik op mijn laptop documenten heb gescand, dan kan ik die via dit systeem heel makkelijk online zetten zodat ik ze later ook vanaf andere computers kan benaderen. Dat werkt hetzelfde als een document op je eigen computer verplaatsen.”

Om bij de omgeving van KidsVision te komen is geen technische kennis vereist. Je logt in de omgeving in en gaat aan de slag. Nicole: “Het enige dat je nodig hebt is een computer en internet.”

Papierloos
Omdat 10forKIDS met KidsVision in de cloud werkt, is de administratie volledig papierloos georganiseerd. Nicole: “Alle formulieren, alle protocollen, alles wat je maar bedenken kan, staat in KidsVision. We hebben hier nog maar één multomap op kantoor. Als ik een groot document heb dat ik moet lezen, bijvoorbeeld een CAO, dan stop ik de print in die map. Verder zitten daar de documenten in die nog gescand en opgeslagen moeten worden.

Binnen die papierloze structuur werken, is voor veel medewerkers wennen. Nicole had er al ervaring mee en heeft het daarom ook bij 10forKIDS doorgevoerd. “Ik ben het gewend uit mijn vorige functie, voor onze medewerkers die nog niet met computers hebben hoeven werken, is het even wennen. Maar uiteindelijk is het een gewoonte om alles te digitaliseren, of het nu de formulieren zijn die kinderen invullen, vragenlijsten, of ondertekende afspraken met ouders, ze gaan in de computer en we slaan ze op in de cloud.”

Die opslag in de cloud geeft extra zekerheid. Nicole: “Ik ben er aan gewend alles digitaal te verwerken. Komt er een inkoopfactuur binnen, dan wordt die opgeslagen. In de cloud-omgeving staan ook de contracten met personeel en de getekende contracten met ouders. Ik heb de zekerheid dat als mijn laptop crasht of kapot gaat, ik niets kwijt ben. Dat is een goed gevoel.”

Rapportages
Voor Nicole zijn de rapportagemogelijkheden het beste onderdeel van KidsVision. “Het financiële gedeelte dat erbij zit vind ik echt goed, daar komen heel overzichtelijke rapporten uit. Je kan daarmee alles uitstekend in de gaten houden.” 

Binnen een systeem in de cloud zijn kleine wijzigingen eenvoudig op afstand uit te voeren. Nicole: “Als ik een keer een andere rapportage wil, dan kan ik zelf zoeken, maar er zijn zo veel mogelijkheden dat ik liever aan GAC vraag om het voor me te zoeken. Zij zetten dan de gevraagde rapportagemogelijkheid binnen mijn omgeving en ik hoef alleen nog op de knop te drukken.”

Branchedeskundig
Bij KidsVision werken specialisten van GAC die zelf afkomstig zijn uit de kinderopvang. Zij gebruiken die ervaring om adviezen te geven die aansluiten bij de praktijk. Nicole: “Dat is praktisch. Je kan bij de ontwikkeling vragen hoe andere kinderdagverblijven bepaalde administratieve zaken regelen. Ook weten ze wat de overheid wil en helpen ze ons om aan de regels te voldoen.”

Nicole typeert het team dat KidsVision ondersteunt als professioneel en assertief. “Ze hebben de kennis en willen je zo ver mogelijk helpen. Het komt voor dat ik de helpdesk bel en dat ze het probleem niet alleen oplossen, maar opvolgen met suggesties om het nog beter te regelen. Je weet dat die mensen het programma goed kennen.” 

Invision app zorgt voor meer transparantie
Bij 10forKIDS werkt iedere groep via de tablet met Invision. Deze app maakt het voor de begeleiders eenvoudiger om aanwezigheid te registreren en versoepelt de administratie. Nicole: “Invision is een zeer waardevolle aanvulling op KidsVision. In plaats van lijsten te printen, die aan leidsters te geven en ze na afloop weer te scannen, werken we nu met tablets. Daarop melden de leidsters welke kinderen aanwezig zijn. Omdat Invision is geïntegreerd met KidsVision kan een medewerker direct een up-to-date inzicht in de volledige planning krijgen. In één oogopslag is te zien hoe de dag is ingedeeld. Waar nodig kunnen wijzigingen direct en makkelijk worden doorgevoerd.

De tablets maken niet alleen het werk van de begeleiders eenvoudiger, maar zijn ook volledig geïntegreerd met KidsVision. Dat helpt bij het aansturen van de kinderopvang. Nicole: “Over de loop van de dag kunnen wij als management bijhouden hoeveel kinderen er daadwerkelijk naar de opvang zijn gekomen. Met die informatie kunnen wij snel op veranderende situaties inspelen.

Invision maakt het ook eenvoudiger om ouders te betrekken bij het verloop van de dag van hun kind. Nicole: “Via een digitaal schriftje zien ouders wat hun kindje gegeten en gedronken heeft en hoe het sliep. We kunnen hierin ook foto’s en leuke verhaaltjes met ze delen.” Invision houdt in de achtergrond van elk kind een eigen profiel bij. Hier staan zaken in als het standaard slaap- en voedingsritme en eventuele allergieën. Ook bevat dit profiel foto’s van het kind en van de ouders en personen die het mogen ophalen.

Growing Together
Groei is onderdeel van de bedrijfsfilosofie van GAC. Ook de cloudoplossing van KidsVision is gemaakt om eenvoudig mee te groeien met een organisatie. Nicole: “Wij vinden het belangrijk om veel tijd te investeren in ons personeel en in onze klanten. Dat vraagt om goede bewaking van processen en optimalisatie van de documentstromen. Met KidsVision hebben we een pakket dat goede doorgroeimogelijkheden biedt.”

Voor 10forKIDS biedt KidsVision in de cloud een papierloze omgeving die overal bereikbaar is. De dagopvang hoeft zich over de ICT geen zorgen te maken. Daar zorgt GAC voor. Nicole: “Ze weten daar hoe we werken, regelen de updates en doen het onderhoud. Ik hoef wat dat betreft niets te doen en kan me volledig focussen op mijn werk. Dat is gewoon prettig.”

 

Kidscontacttest

Werkt uw kinderopvang al met tablets in plaats van papier?

Door slim in te zetten op cloud en tablets kunt u uw kinderopvang volledig automatiseren. U bent minder tijd kwijt aan administratie en krijgt nieuwe mogelijkheden voor ouders en medewerkers. Bent u benieuwd wat KidsVision voor uw organisatie kan betekenen? Neem vandaag contact met ons op!

Maak een afspraak Stel een vraag 0499 58 28 28
Stel een vraag

Maak een afspraak

Chat met ons