Kinderopvang
Berend Botje
image

Berend Botje

Succesverhaal

“Het mooiste aan het portaal is dat we alles real-time registreren.”

 

Vraagstelling
De registratie van uren van gastouders online opzetten en koppelen aan de gegevens in KidsVision

 

Oplossing
Klantportaal inzetten en koppelen aan KidsVision. Gastouders vullen hier hun uren in, ouders controleren online die uren en Berend Botje verwerkt de gegevens in real-time met KidsVision.

 

Resultaten
De administratie van ruim 800 gastouders die gezamenlijk zorg dragen voor ongeveer 2.000 kinderen blijft centraal gevoerd, maar kan via internet ingevuld worden door de gastouders en is online te controleren door de ouders.

image

Werkelijke uren factureren en real-time controleren

“Wij willen factureren over werkelijke uren. Maar met ruim 800 gastouders en ongeveer 2.000 kinderen is het geen doen om daar briefjes voor in te laten vullen, die met de post te ontvangen en dan handmatig in te voeren. Dat moet via internet. Via ons portaal voeren de gastouders direct hun uren in, accorderen ouders die vanaf hun computer en kunnen wij alle gegevens gelijk in KidsVision verwerken. Dat werkt.”

Melanie Roeleveld is Coördinator Communicatie & ICT bij Berend Botje, een grote kinderopvangorganisatie uit Noord-Holland. “Wij hebben alle opvangvormen: kinderdagverblijven, BSO locaties, peuterspeelzalen en een gastouderbureau. We hebben driehonderd medewerkers in dienst. Gastouders zitten daar niet bij, die werken niet in loondienst. Ons centraal bureau is gevestigd in Hoorn en onze locaties zijn vooral verspreid over bijna heel Noord-Holland (alle gemeenten boven het Noordzeekanaal).”

Een echte match
Berend Botje heeft het gastouderbureau opgezet om binnen de sector aantoonbaar pedagogische kwaliteiten te bieden. Melanie: “Wij verzorgen en begeleiden de koppeling tussen ouders en gastouders. Dat werkt niet op een internetmanier: vragen om een adres en dan laten zien waar de niet-rokende gastouders zonder huisdieren in de buurt zijn. Berend Botje zoekt een echte match tussen gastouder, ouder en kind. Zo leveren we de toegevoegde waarde die de minister eist van bureaus die kinderopvangtoeslag ontvangen.”

Berend Botje helpt ingeschreven ouders een passende gastouder te vinden. Melanie: “We zoeken iemand waar je je kinderen aan kunt toevertrouwen. Ons gastouderbureau bestaat nu bijna 22 jaar. Wij zijn al heel lang, professioneel bezig met deze vorm van kinderopvang en eisen hoge kwaliteit van onszelf. Dat zorgt dat wij een breed pakket aan opvang kunnen aanbieden.”

Administratie via KidsVision
In 2004 is Berend Botje overgestapt op KidsVision, de bedrijfssoftware voor kinderopvang van GAC Business Solutions. Dit systeem houdt kindplanning, contracten met ouders, facturatie en financiële administratie bij. Ook andere administratieve zaken zoals de uitleen van bedjes en boxen aan gastouders staan binnen KidsVision geregistreerd.

In januari 2012 heeft Berend Botje KidsVision uit laten breiden met een portaal voor de registratie van gastouderopvang. Hoewel het portaal wat betreft registratie goed werkten, bleek direct na implementatie werk aan de winkel als het om invoer door gastouders ging. Melanie: “De koppeling met KidsVision voor de verwerking van de uren werkte vanaf het begin goed. Voor de gastouders was de eerste versie niet optimaal. Er moest te veel geklikt worden om uren in te kunnen vullen. Dat was niet onverwacht, we wisten al bij het in gebruik nemen van het eerste portaal dat er een nieuwe versie zou komen.”

Gestroomlijnd portaal
In juni 2012 werd de nieuwe versie uitgerold die het invullen van de uren meer gestroomlijnd. Melanie: “Daar werden de gastouders heel blij van, die versie werkt goed. De update van de eerste versie naar de tweede versie van het portaal was ingrijpend. Omdat het technisch gezien een heel ander portaal is. We hadden een strikte planning, zeker omdat op een gegeven moment de hele website tijdelijk even buiten gebruik moest. Dat vroeg om goede afspraken want je hebt met drie partijen te maken: Berend Botje, GAC en de websitebeheerders. Dit verliep volgens plan.”

Het portaal vervult nu de functie waarvoor het in gebruik genomen is: de registratie van de opvanguren van gastouders. Melanie: “Er zijn ongeveer achthonderd gastouders die dagelijks of wekelijks de van-tot tijden van de opvang van kinderen registeren. Na afloop van de maand controleren ze het overzicht van de door hen ingevulde opvanguren en geven daar een akkoord op. Dan krijgen de ouders van de kinderen bericht en controleren zij de uren. Als zij ook akkoord geven, verwerkt KidsVision in real-time die uren. Vervolgens genereert en verstuurt Berend Botje de facturen aan de ouders en kan de betaling aan de gastouders verwerkt worden.”

Alles real-time registreren
Melanie: “Het mooiste aan het portaal is dat we alles real-time registreren. We hoeven niets te synchroniseren. Als een ouder wil kijken of een gastouder al uren heeft ingevoerd, dan kan dat gewoon. Dat is fijn, want als je tweeduizend kinderen in opvang hebt, moet dat goed geregeld én goed geautomatiseerd zijn.”

De gegevens van KidsVision online beschikbaar stellen, zorgt ook voor extra controle op die gegevens. Melanie: “Omdat we de gegevens koppelen kun je bijvoorbeeld als de opvang van een kind in augustus stopt, zorgen dat een gastouder vanaf september geen uren meer in kan vullen. Wat wel eens gebeurt is dat een gastouder per ongeluk in de verkeerde maand uren invult. De controle van ouders is wat dat betreft heel praktisch. Zij kunnen dan reageren waarna de gastouder het aan kan passen voordat de factuur gemaakt wordt.

Berend Botje zorgt voor de administratie. Melanie: “Wij zorgen dat alle uren die voor de vijfde van een nieuwe maand geaccordeerd zijn met de reguliere facturatieronde mee gaan. Ook sturen we rond de vijftiende een herinnering naar ouders waarvan de gastouder wel al geaccordeerd heeft. Als de uren niet geaccordeerd worden, kunnen wij de ouders niet factureren en incasseren en dus de gastouders niet uitbetalen. Dus als dat aan de aandacht ontsnapt herinneren wij onze klanten daar netjes aan.”

Meer doen met portaal
Wat betreft mogelijkheden ziet Melanie ruimte voor groei. “Wij willen meer doen met het portaal. Op dit moment tonen we gegevens die in KidsVision staan, maar voor ons is het een communicatieplatform. We hebben natuurlijk een gewone website, maar het klantportaal lenen zich juist voor het beheer van zaken als protocollen en het beschikbaar stellen van formulieren. Zeker nu de GGD dit verplicht stelt, is dat interessant.”

Ook buiten gastouderopvang zijn er mogelijkheden voor het portaal. Melanie: “We hebben nu het portaal van het gastouderbureau, maar voor de kindercentra, de dagverblijven en de BSO hebben we nog geen portaal. We zijn aan het kijken waar winst te behalen is, bijvoorbeeld door fotoalbums voor de kindercentra te integreren en dagverslagen veilig online aan te bieden. Maar wat dat betreft zitten we nu nog in de oriëntatiefase.”

Kidscontacttest

Meer weten over geïntegreerde beheersoftware voor kinderopvang?

Heeft u vragen vooraf? Wij bellen of mailen graag. Wilt u weten hoe KidsVision in praktijk werkt? Laat ons iets weten en wij koppelen u aan een bekende KidsVision gebruiker bij u in de buurt.

Maak een afspraak Stel een vraag 0499 58 28 28
Stel een vraag

Maak een afspraak

Chat met ons