Kinderopvang
SKE Kinderopvang
image

SKE Kinderopvang

Kinderopvang

“Eén geïntegreerde omgeving is voor ons de norm.”

 

Vraagstelling
Verdere groei mogelijk maken door de automatisering te moderniseren.

 

Oplossing
Implementatie van de totaaloplossing KidsVision ter vervanging van vier afzonderlijke pakketten.

 

Resultaten
Eén geïntegreerde omgeving reduceert de kans op fouten en bespaart kosten. Zekerheid van ondersteuning op de lange termijn door te kiezen voor een betrouwbare partner.

image
image

Niet alleen naar functionaliteit kijken, maar ook naar de leverancier

SKE Kinderopvang heeft 95% van de lokale markt in Enschede in handen. Met 500 medewerkers, 20 kindercentra en 32 locaties voor buitenschoolse opvang in Enschede en omgeving, behoort de organisatie tot de grootste in het Oosten van ons land. Om verder te kunnen groeien trekt SKE de regio in. Voor projectmanager ICT Lambert Liebe reden om de automatisering te moderniseren.

Hij spreekt uit ervaring als hij stelt dat een selectie- en implementatietraject veel valkuilen bevat. Lambert: “Ik heb op meerdere stoelen gezeten, van consultant tot projectmanager tot operationeel directeur, dus ik weet wat er fout kan gaan tijdens implementatietrajecten. Juist daarom heb ik een adviesbureau ingeschakeld. De keuze mag niet alleen op mijn kennis worden gebaseerd; er moet vooral draagkracht ontstaan binnen het bedrijf. Een onafhankelijk bureau draagt daar enorm aan bij.“

Software ontwikkelen is kostbaar
het selectieproces begon in 2006. SKE werkte met vier afzonderlijke pakketten, waaronder Cash en Kocon. Doelstelling was één pakket te vinden dat alle functionaliteiten verenigt in één database en toch ruimte biedt voor doorontwikkeling. Lambert: “We keken niet alleen naar functionele aspecten, maar ook naar de leveranciers. Wat is hun ontwikkelcapaciteit de komende jaren? Wat kunnen ze financieel dragen? Software ontwikkelen is enorm kostbaar, dat wordt nog weleens vergeten. In mijn vorige functie zag ik kleinere bedrijven omvallen op het moment dat het wat slechter ging en dan zit je ineens met een pakket dat niet wordt ondersteund of doorontwikkeld.”

Het vooronderzoek duurde tot begin 2007. Uit dit onderzoek kwam KidsVision als beste keuze naar voren. Lambert: “Eén geïntegreerde omgeving is voor ons de norm. Andere pakketten hebben wel koppelingen, maar dan blijf je toch werken met meerdere databases en gegevens die worden uitgewisseld. De kans op fouten en dubbele invoer is dan één ding, maar op termijn wordt het ook veel duurder. De ontwikkelkosten betaal je per leverancier en het wordt voor hen steeds lastiger om de koppelingen goed in stand te houden.”

Draagvlak creëren
Nadat de keuze voor KidsVision was gemaakt, trok het adviesbureau zich terug. Bij het implementatieprojecten is de focus gelegd op het creëren van draagvlak. Lambert: “Samen met GAC Business Solutions organiseerden we een aantal workshops, waarbij we een deel van onze gegevens al in KidsVision hadden staan. Zo konden de gebruikers met herkenbare gegevens en in bekende situaties zien hoe het systeem werkt. We hielden er bij die demonstraties rekening mee dat er afwijzend kon worden gereageerd op het pakket; dan hadden we alsnog een andere keuze gemaakt. Maar we hebben aangetoond dat KidsVision écht beter werkt. In het derde kwartaal van 2007 zijn de contracten gereedgemaakt en ging de implementatie van start.”

Behalen van planning
De volgende pijler voor een succesvolle implementatie was een medewerker van SKE die zich voor bijna volledig kon richten op de implementatie. Lambert: “Arno van Dam heeft het voortouw genomen in de hele projectbegeleiding. Hij komt van onze financiële afdeling en is erg bedreven op het automatiseringsvlak. Dat heeft in belangrijke mate bijgedragen aan het behalen van de planning. Een dergelijk project doe je er niet zomaar even bij, dan loop je gegarandeerd vast. Arno heeft over alle afdelingen heen het overzicht op de inrichting behouden. Hij blijkt een goede intermediair tussen de organisatie en de consultants. Als er iets moet worden opgelost, dan is dat ook snel geregeld.”

Naast Arno is een groep van acht key-users geselecteerd. Lambert: “In tegenstelling tot wat je vaak ziet, zijn dit niet de afdelingsmanagers. Ik heb juist gekozen voor mensen die het meest weten van de dagelijkse processen op detailniveau, bij voorkeur ook buiten hun eigen afdeling. Met dat interne projectteam en de consultants van GAC zijn we aan de slag gegaan met de inrichting van KidsVision. Die inrichting is nu bijna afgerond. In oktober leiden we de overige eindgebruikers op en doen we de integrale testen, in november zetten we de puntjes op de i en in december moet het draaien. Dat is hard nodig want twee weken voor het nieuwe jaar moeten we al factureren voor 2009.”

Het echte werk begint na de live-gang
SKE wil 1-op-1 overgaan qua functionaliteiten. lambert: “Als je wensen tussentijds bijstelt en steeds nieuwe eisen bij leveranciers neerlegt, dan gaat het negen van de tien keer fout. Dat kan gewoon niet. Aan de andere kant willen we meer halen uit ons nieuwe pakket. Daarom begint vanaf 1 januari als KidsVision officieel live gaat het échte werk. Dan gaan we van start met de implementatie van managementrapportages en webbased applicaties.”

Kidscontacttest

Meer weten over geïntegreerde beheersoftware voor kinderopvang?

Heeft u vragen vooraf? Wij bellen of mailen graag. Wilt u weten hoe KidsVision in praktijk werkt? Laat ons iets weten en wij koppelen u aan een bekende KidsVision gebruiker bij u in de buurt.

Maak een afspraak Stel een vraag 0499 58 28 28
Stel een vraag

Maak een afspraak

Chat met ons